Evenementen bestaan in alle soorten en maten en geen één is hetzelfde. Net als bij ieder beroep kan het wel eens voorkomen dat je als eventmanager fouten maakt. In deze blog zullen wij enkele fouten bespreekbaar maken.
Verkeerde schoenen
Het is de dag van het evenement en hebt je kleurrijke sneakers aangetrokken zodat je comfortabel de opbouw kunt aansturen en meehelpen. Alleen wanneer het business evenement start sta jij nog steeds in die kleurrijke sneakers, oeps… Om deze fout niet nog een keer te maken is het altijd verstandig om extra schoenen in je auto te hebben liggen die bij elk evenement passen. Dit geldt natuurlijk ook andersom, een paar comfortabele schoenen zijn een must voor wanneer je voeten die hakken niet meer trekken. Verder zijn pleisters ook altijd handig om bij je te hebben. Je staat tijdens een evenement redelijk wat uren op je voeten met blaren als gevolg.
Onverwachte kosten
Als eventmanager krijg je vaak een budget toegewezen waarvan alles geregeld moet worden. Helaas komt het wel eens voor dat er onverwachte kosten optreden terwijl het budget al zo goed als verdeeld is. Je kunt natuurlijk om extra budget vragen, maar er zijn oplossingen die dit kunnen voorkomen. Om te zorgen dat je genoeg budget hebt voor de onverwachte kosten is het een oplossing om 15 tot 20 procent van het totale budget vrij te houden. Dit zorgt ervoor dat als er plotseling iets geregeld moet worden, omdat het vergeten is of in opdracht van de opdrachtgever, er ook budget is om dit te regelen. Natuurlijk is het ook verstandig om samen met de opdrachtgever een checklist door te lopen om zo te voorkomen dat er iets vergeten wordt. Mocht het toch allemaal volgens plan lopen dan is het nooit verkeerd om wat speling te hebben voor bijvoorbeeld extra marketing of net dat stukje beleving wat nog miste.
Opmerkingen te persoonlijk opvatten
Tijdens het plannen van een evenement krijg je vaak te maken met verschillende meningen. Sommige meningen zullen in je voordeel liggen en andere maningen bevatten meer kritiek. Tijdens het horen van kritiek schiet je gelijk in de verdediging en krijg je een slecht gevoel over jezelf. Als iemand kritiek levert op je werk, betekent dit niet gelijk dat je niet goed bent in wat je doet. De evenementen wereld kan een harde en snelle business zijn, waarbij we werken met deadlines en druk. Neem het dus allemaal niet te persoonlijk!
Personeel
Op een evenement heb je vaak personeel rondlopen. Voor het personeel moet er natuurlijk ook het één en ander geregeld worden, maar dit wordt soms nog eens vergeten. Bijvoorbeeld de lunch of het diner. Dit is vaak wel tot op de puntjes geregeld voor de gasten, maar er bij ingeschoten voor het personeel. Om dit zo snel mogelijk op te lossen, kan je je personeel achter de schermen mee laten eten met wat de gasten ook te eten krijgen. Kom je er eerder achter dan zou je nog een berichtje naar het personeel kunnen sturen om hun eigen eten mee te nemen. Dit laatste is natuurlijk minder netjes maar wel een leerpuntje voor de volgende keer.
Natuurlijk is fouten maken helemaal niet erg, hoewel dat soms wel het gevoel geeft van falen. Van fouten maken kun je juist leren en zo weet je precies hoe je de volgende keer wel moet aanpakken. Fouten maken doet iedereen en het is soms zelfs de snelste route naar succes!